Vad gäller när ramavtalet löper ut men ditt kontrakt löper vidare?

Det här är ett av de vanligaste missförstånden i offentlig upphandling: leverantörer tror att indexregleringen försvinner när ramavtalet upphör. Den gör inte det — om kontraktet löper vidare gör indexklausulen det också. Här är varför, vad Upphandlingsmyndigheten säger, och hur du säkrar din uppräkning även när ramavtalet är "dött".

Ramavtal vs avropat kontrakt — det är två olika saker

Ett ramavtal är en överenskommelse om villkor som gäller framöver. Det reglerar vilka leverantörer som har rätt att leverera, till vilka priser och med vilka regler.

Ett avropat kontrakt är ett konkret köp som görs under ramavtalets giltighetstid. Kontraktet kan löpa i flera år — ofta längre än ramavtalet självt. Vanliga exempel:

• Driftavtal på fastighet — 4 års löptid, upphandlat 6 månader innan ramavtalet löper ut
• Bygg-/installationsprojekt med flerårsservice efter färdigställande
• Konsult­uppdrag som löper över flera år
• IT-driftsavtal med hosting och support i 3–5 år

Vad Upphandlingsmyndigheten säger

Upphandlingsmyndighetens praxis är tydlig: ett avropat kontrakt som ingicks under ramavtalets giltighetstid får löpa enligt sina egna villkor även efter att ramavtalet har upphört. Det innebär att:

• Kontraktets egna prisvillkor gäller
• Kontraktets indexklausul gäller
• Kontraktets uppsägningsregler gäller
• Ändringar i kontraktet får göras enligt LOU 17 kap. om de var förutsedda redan i upphandlingen

Det enda som inte längre kan göras är nya avrop på ramavtalet. Befintliga kontrakt är skyddade.

Praktiskt exempel

En städleverantör vann ett 4-årigt kontrakt med Solna stad i juni 2023, avropat under ett ramavtal som löpte ut i december 2024. Kontraktet innehåller en indexklausul som säger att priset regleras årligen 1 januari mot AKI Arbetare. När ramavtalet löpte ut december 2024 trodde leverantören att även indexregleringen försvann — och slutade begära uppräkning från januari 2025.

Det här var fel. Kontraktet löper till juni 2027 med kontraktets egna villkor, inklusive indexklausulen. Leverantören hade rätt att begära uppräkning både januari 2025 och januari 2026 — för totalt cirka 8 % på årsbasis (AKI Arbetare 2024-01 → 2026-01). På en 1,2 MSEK städtjänst är det runt 96 000 kr/år i missade intäkter.

Vad du ska göra

1. Identifiera alla dina avropade kontrakt, inte bara ramavtalen. Många leverantörer har bara koll på ramavtal i sitt system — men det är kontrakten som genererar pengar.
2. Läs indexklausulen i varje kontrakt. Står det att regleringen gäller "hela kontraktets löptid" är saken klar. Står det "regleras under ramavtalets giltighetstid" eller liknande — fråga beställaren skriftligt om de tolkar det som att klausulen upphör med ramavtalet. Det gör de oftast inte; de bara förutsatt att ni vet det.
3. Sätt påminnelse på varje reglerings­datum. Också efter att ramavtalet löpt ut. Vår påminnelsetjänst hanterar detta automatiskt.
4. Räkna och skicka uppräknings­begäran i tid. De flesta klausuler har 1–3 månaders tidsfönster. Missar du fönstret är pengarna oftast borta.

Vad om beställaren vägrar?

Om beställaren hävdar att indexregleringen försvann med ramavtalet är det fel rättsligt sett, men praktiskt kan det bli en förhandling. Tre strategier:

1. Hänvisa till Upphandlingsmyndigheten och deras praxis. Många inköpare uppskattar att få det skriftligt belagt — de vill inte göra fel, de saknar bara rätt info.
2. Visa konsekvenserna. Om indexregleringen tas bort mitt i kontraktet ändras de ekonomiska förutsättningarna materiellt, vilket kan utgöra en otillåten väsentlig ändring enligt LOU 17 kap. Detta skyddar leverantören.
3. Tar det ändå inte stopp — be om en skriftlig tolkning från beställarens jurist. Får du inget skriftligt finns troligen ingen grund för deras tolkning.

Sammanfattning

Ramavtalets utgång påverkar inte kontraktets indexklausul. Kontraktet lever sitt eget liv med sina egna villkor. Det enklaste sättet att undvika missförstånd är att läsa kontraktets klausul exakt, sätta påminnelser, och räkna ut värdet ordentligt när det är dags.

Behöver du hjälp med en specifik klausul? Mejla hej@indexreglering.se — vi tittar gärna på den.